人事管理システムとは？基本的な機能と導入メリットについて

2020/01/28 業務効率化

業務効率化や、安全な場所に人事のデータを保存するために、人事管理システムの利用率が高まっています。

人事データは膨大な量になることもあるため、漏えいしないよう安全に適切に管理する必要も。しかし、Excelや紙の書類などで管理することに限界が来ていませんか。

そこで役立つのが、人事管理システムです。この記事では、人事システムについて、基本的な機能と導入メリットと併せてご紹介します。

人事管理システムとは

人事管理システムとは、従業員の情報の管理など人事に必要なデータを管理するシステムのことを指します。従業員の基本的な情報や、給与、マイナンバーなど、人事で扱っているデータを一括で管理することができます。

人事管理システムの種類

人事管理システムは、主に2種類です。

クラウド型人事管理システム

クラウド型とは、インターネット上でデータを保管する方法です。人事管理システムの事業者で保管することになります。そのため、インターネットがつながっていないと利用ができません。セキュリティ面で不安に感じることもあると思いますが、高度なセキュリティシステムを導入しているサービスがほとんどです。低コストで導入でき、利用しやすいでしょう。従業員があまり多くない中小企業に向いている種類です。

社内データを外部で保管すること、データ保管を委託している事業者に依存してしまうことは、クラウド型のデメリットといえるかもしれません。

オンプレミス型人事管理システム

自社でサーバーの用意や、構築して運用する人事管理システムです。社内でデータを保管できるため、セキュリティ面から見ると、クラウド型よりも安心できるでしょう。また、拡張性に優れているため、従業員を1000人以上抱える企業には、オンプレミス型がおすすめです。

オンプレミス型は、クラウド型と比べて、サーバーを用意するための初期費用、維持費などにコストがかかってしまうことがデメリットといえます。

人事管理システムの基本的な機能

では、人事管理システムにはどのような機能が備わっているのでしょうか。ここでは、人事管理システムの基本的な機能をご紹介します。

人事システム機能

人事システム機能として、下記の3つの機能が基本的に備わっています。

勤怠管理

従業員一人ひとりの出退勤や休暇取得の情報を記録できます。残業時間についても記録することが可能で、出退勤のデータは残業時間を含めた情報を管理することが可能です。

給与計算

勤怠情報から、給与の計算を行ってくれます。給与だけではなく所得税、社会保険や年金関連などのデータも一括で管理することができます。

正社員・アルバイトなど、雇用形態がバラバラという企業もあるでしょう。人事管理システムでは、雇用形態が一定でなくても自動計算が可能です。

労務管理

従業員の個人情報の管理、福利厚生に関わる申請や手続きなど労務管理にも対応することができます。

人事マネジメント機能

採用管理

採用のスケジュールや、応募者のデータ管理など、採用に関するデータを保管することができます。

人事評価

従業員ごとに業務に対する評価を管理することができます。

人材育成

人材育成計画似合わせて、育成管理することが可能です。教育や研修などの参加状況や進捗、成果や分析の閲覧もできます。

タレントマネジメント

人事管理システムには、従業員の個人情報の他に、持っているスキルや能力なども管理できます。そのため、人材を適性部署に配置できるように管理できるのです。

モチベーション管理

アンケート機能を利用して、定点観測することができます。そこから従業員のモチベーションを管理することが可能です。従業員と個別にチャットでやり取りをしてモチベーションを管理したり、健康にトラブルがないかとチェックしたりすることができます。

人事管理システムを導入するメリット

ここでは、人事管理システムを導入するメリットについてご紹介します。

【人事管理システムのメリット1】人事の業務を効率化

人事管理システムの一番のメリットは、「人事の業務を効率化できる」ということが挙げられます。

人事では、従業員の情報を適性に管理したり、所属や採用、退職なども管理したりする必要があります。従業員のさまざまな情報を管理しますが、入社や退職、異動など人が入れ替わることも多々あるでしょう。

そのため、従来のExcelや書類などでデータを管理することは限界があります。

そこで役立つのが、人事管理システムです。人事の業務に関する情報がすべて一括で管理が可能です。異動や採用、新入社員の入社日などで人事が忙しい時期にも、人事管理システムがサポートしてくれるため、負担が減ります。

【人事管理システムのメリット2】ミスを減らすことができる

Excelで人事評価や勤怠などを管理すると、数式を誤って入力してしまう可能性もあります。作業に限界があるため、ミスが多くなってしまいます。

人事管理システムであれば、雇用形態に合わせて勤怠を管理することができますし、自動で計算してくれるため、ミスを減らすことができます。

年末調整など重要な作業が必要な場合はアラートが出るシステムもあります。作業を忘れてしまうといったうっかりミスも減らすことができるでしょう。

【人事管理システムのメリット3】人事評価を可視化

従業員に対する評価については、システムで可視化させることができます。  問題点を見つけることができ、作業時間の効率化など問題解決へと結びつかせることができます。

また、可視化し評価することで納得のできる評価を伝えることが可能ですし、情報の共有がしやすいというメリットがあります。

【人事管理システムのメリット4】人材を適性部署へ配置

従業員一人ひとりの保有資格や役職歴、人事評価や目標などあらゆる情報管理ができます。これは、人材を適性部署に配置するためにはとても重要なことです。人事施策の検討に役立ちます。

【人事管理システムのメリット5】法令改正へ迅速に対応できる

就業に関する法令など、改正されることもあります。人事管理システムでは、法令改正が行われる場合、通知してくれ迅速に対応できます。すぐに法令改正に対応できるのは、魅力的なのではないでしょうか。

おすすめの人事管理システム

次におすすめの人事管理システムをご紹介します。

jinjer（ジンジャー）

jinjerは、株式会社ネオキャリアが運営する人事管理システムです。人事管理だけではなく、勤怠管理や労務管理もサービスとして提供しています。1人あたり月額300円～利用可能です。リーズナブルに人事管理システムが利用できます。

無料トライアルやセミナーなどを行っているので、人事管理システムの導入を検討している方は、一度お試しで利用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、人事管理システムについてご紹介しました。

人事管理システムは、人事の業務を効率化はもちろん、適性に人事情報を管理することが可能です。一括で情報を管理できるため、必要な情報はすぐに確認できますし、ミスなどもすぐに修正できるのは、人事管理システムの魅力ではないでしょうか。