Teamsを使いこなす方法は?Teamsを活用させよう

2020/05/08 Microsoft 365

チャット機能や、Web会議機能などのサービスを提供しているTeams。

Teamsを利用しているけど、うまく使いこなせていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、Teamsの使いこなし方や活用する方法についてご紹介します。

ビジネスチャットツール「Teams」

ビジネスチャットツールTeams
Teamsは、Microsoftが提供しているビジネスチャットツールです。Microsoft 365(旧Office 365)の一部プランで利用することができます。

個人やグループでチャットのやり取りができるのはもちろん、音声・映像で電話ができ、Web会議を行えます。

Microsoftが提供しているサービスのため、OfficeアプリのExcelやWordなどのファイルのやり取りや、スケジュールの共有が可能です。

Teamsの使いこなし方は?

Teamsの使いこなし方は?

【Teamsの使いこなし方1】チームを作ってスムーズに情報共有

組織全体だけではなく、部署ごとでチームを作成しましょう。組織全体で個別にチャットルームを作ってしまうと膨大な数になってしまい、自分に必要なメッセージが判別できなくなってしまいます。

部署やプロジェクトチームで細かくチームを作成し、情報共有をスムーズに行いましょう。

チームの作成方法は、所有者(チーム作成者)が承認しないと入れないプライベートと、所有者が招待しなくても参加できるパブリックの2つがあります。同じ会社・部署内でチームを作るときや外部を招待するときはプライベート。社内でいろんな部署が混ざる場合は、パブリックで作成すると良いでしょう。

【Teamsの使いこなし方2】チャネルを作って細かく情報共有

チームを作ったら、ファイルの共有やチャットでのやり取りをするためのチャットグループ(チャネル)を作っていきます。チーム内でいくつもやり取りができる部屋を作ることができます。

プライバシー設定ができるので、特定の人だけを集めてチャネルを作ることも可能です。プライバシー設定したチャネルには鍵がつき、招待されていない人以外は閲覧することはできません。プライバシー設定していないチャネルについては、誰でも閲覧できる状態になります。

チーム内でそれぞれ、プロジェクトチーム用のチャネルを作るなどして誰もが判断できるように情報共有をしていきましょう。

【Teamsの使いこなし方3】外部アプリを利用する

Teamsは、連携している外部アプリを入れることができます。特に便利なのがタスク管理アプリです。他のビジネスチャットの場合、タスク管理機能がすでに備わっていることが多いですが、Teamsははじめから備わっているわけではないので外部アプリを利用する必要があります。

【Teamsの使いこなし方4】スマートフォンにアプリを入れる

Teamsには、スマートフォン用のアプリがあります。アプリをお手持ちのスマートフォンにダウンロードことで利用できるのです。

緊急で連絡したいときや、移動時間にチャットをチェックしたい場合にとても役立ちます。

Teamsを業務改善に活用させよう

すぐに連絡を確認できることや、気軽に返信できることは、Teamsのメリットともいえます。

他にも、Teamsでは、Officeアプリで作成したデータを共同で編集・確認ができる点もメリットです。社内のプロジェクトチームで共同編集してもいいですし、クライアントと共同で作業を行うこともできます。一回一回メールでファイルをやり取りする……という手間が省けます。業務の改善化につながることでしょう。

Web会議機能を活用し、場所を問わず会議できるようになれば、移動時間や交通費などをカットすることができます。移動時間がなくなれば、他の作業にあたることもでき、効率化アップに。

Web会議では、画面共有やファイル共有、メモも可能なので、対面式と変わらずに会議をすることができます。不便さを感じることなく会議できます。

Teamsを導入したい!いくらで導入できる?

ビジネスチャットツール「Teams」

無料

Teamsのみ利用できるプランは、無料のプランだけになります。

無料プランであっても、無制限でメッセージ、検索が可能です。他にも、Web版のExcel、Word、PowerPoint、OneNoteが利用できます。データの暗号化は可能ですが、無料版では高度な監査やサポートは備わっていません。また、会議の録画機能も付属されていません。

Microsoft 365 Business Basic(旧Office 365 Business Essentials)

1ユーザーあたり560円/月で利用できる法人用のMicrosoft 365(旧Office 365)です。

TeamsやOneDrive、SharePointなどのOfficeサービスが利用できます。ただし、WordやExcelなどのOfficeアプリは利用できません。

Microsoft 365 Business Standard(旧Office 365 Business Premium)

1ユーザーあたり1,360円/月で利用できる法人用のMicrosoft 365(旧Office 365)。Teamsの他に、メールアカウントの作成や、Officeのデスクトップ版アプリも利用できます。

法人用ではありますが、Microsoft 365 Business Standardは、登録できるユーザーが300人までと決まっています。

Office 365 E3

1ユーザーあたり2,170円/月で利用できるEnterpriseのプランです。こちらも、Officeのデスクトップ版のアプリ利用や、メールアカウントの作成などのサービスも利用できます。

E3は大企業向けのプランで、登録ユーザーに制限はありません。E3の他にもEnterpriseプランでは、E1とE5もTeamsを利用することができます。

まとめ

今回は、Teamsの使いこなし方についてご紹介しました。

ファイルの共有や打ち合わせなど、従来のメールや電話のやり取りだけでは限界だったことが、Teamsでスムーズに行うことができます。

いろんなサービスが備わっていますので、ぜひさまざまなツールを利用し、使いこなしてみてください。

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クラウドインフォボックス編集部

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