グループウェアとは？グループウェアの導入メリット

2020/07/17 業務効率化

生産性向上が期待できるツールとして、グループウェアが注目されています。グループウェアという言葉を聞いたことがあっても、どんなツールなのか、いまいち分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、この記事では導入メリットや備わっている機能など、グループウェアについてご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、チャット機能やスケジュール管理機能など、業務を効率よく進めていくため、複数人で利用するソフトウェアのことを指します。

グループウェアは、社内のサーバーで管理する「オンプレミスタイプのグループウェア」とインターネットを経由して管理する「クラウドタイプのグループウェア」があります。

近年は、管理が楽でコストも抑えられるクラウド型が注目を集めています。

グループウェアの機能

グループウェアの機能は、利用するサービスによって異なる場合があります。ここでは、グループウェアに備わっている基本的な機能をご紹介します。

スケジュール管理機能

個人はもちろん、グループの予定も登録できる機能がほとんどです。設備や会議室などの予約機能が備わっていることもあります。在籍・離席機能が備わっているツールもあり、外出状況の確認も可能です。連絡したい社員のタイミングを伺うことができます。

掲示板機能

グループウェアの利用者（従業員）に、社内の情報を共有することができます。ツールによっては、閲覧者や掲載期間を制限することも可能です。

チャット機能、メール機能

グループウェア上で、メールやチャットなどを送受信することが可能です。チャットメッセージは、メールソフトを利用する必要がないため、気軽にやり取りができます。

ファイル共有機能

オンライン上で、ファイルの保存や共有が可能です。共有できることで、資料作成を他の社員と同時に行うことができ、業務の効率化につながります。

タスク機能

Todoリストの作成ができ、タスクを管理することができます。1日の業務を効率よくこなすには、便利な機能です。

アドレス管理機能

グループウェアには、社員や取引先の連絡先を管理できるアドレス管理機能が備わっています。クラウドで共有ができるので、調べたり別の社員から聞いたりする手間を減らすことが可能です。中には、名刺管理ができるグループウェアもあります。

ワークフロー機能

申請や承認業務を行える機能が備わっています。申請に必要な書類の削減や、承認ルートのミスなどを減らすことが可能です。

グループウェアの導入メリット

グループウェアの導入メリットとして、どのようなことが挙げられるのでしょうか。ここでは、グループウェアの導入メリットをご紹介します。

コミュニケーションの活性化

掲示板やチャット機能が備わっているので、社内のコミュニケーション活性化に期待できます。社員同士で情報や意見を交換し合うことが可能です。グループウェアは、さまざまなコミュニケーション機能が備わっているので、使い分けして利用することができます。

情報や知識の社内共有が楽になる

グループウェアの機能には、掲示板やファイル共有などがあります。掲示板に業務に関する内容や、ツールの利用方法などを書き込むことが可能です。掲示板を利用することで、情報や知識を社内全体または、部署全体に共有することが可能です。

ペーパーレス化できる

書類をデータ化させ、グループウェアを利用してファイル共有することができます。また、ワークフロー機能が備わっているため、書類申請を減らすことが可能です。書類が減るため、ペーパーレス化させることができます。

さまざまな働き方に対応できる

クラウド型のグループウェアは、インターネットがあれば利用することができます。そのため、在宅勤務などのテレワークを導入している場合も活用させることが可能です。

おすすめのグループウェアは？

次におすすめのグループウェアサービス（クラウド型）をご紹介します。

Office 365

Microsoftが提供しているグループウェアです。ExcelやWordなど、おなじみのOfficeアプリから、メールの送受信ができるOutlook、ビジネスチャットのTeamsなどさまざまなツールが備わっています。クラウドストレージサービスである、OneDriveも備わっていて、大量のファイルを保存することが可能です。保存しているファイルは、SharePointやTeamsなどで、社員同士で共有することができます。

Officeアプリを利用している企業が多いため、取引先とファイル共有することが多い場合は、おすすめのグループウェアです。

※契約するプランによっては利用できないツールもあります

G Suite

Googleが提供しているビジネス向けのグループウェアです。スケジュール共有はもちろん、Google ドライブでのファイル共有、Googleドキュメントでの資料作成を行うことができます。Gmailの利用はもちろん、チャット機能や音声・ビデオ通話ができるGoogleハングアウトも利用可能です。

まとめ

今回は、グループウェアについてご紹介しました。

メール機能やチャット機能、ファイル共有はもちろんですが、社内全体に情報を発信できる掲示板機能など、グループウェアにはさまざまなツールが備わっています。さまざまなツールを1カ所で管理できるので、業務の効率化ができ、生産性が上がると考えられるでしょう。導入する目的を絞り、グループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。