ペーパーレスFAXとは？ペーパーレスFAXの機能とメリット

2021/11/26 業務効率化

テレワークやオフィス省スペース化を行うなら、ペーパーレスを行うことも大切なこと。ペーパーレスFAXは、企業のペーパーレス化を促進してくれる機器です。ペーパーレスFAXという言葉を聞いたことがあるけど、どのようなものなのか気になる方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、ペーパーレスFAXの機能や導入メリットについて紹介します。

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAXは、受信したFAXを紙に印刷するのではなく、PDFデータなどで保存できるFAXのことを指します。従来のFAXのように紙での印刷ではなくデータで保存されることからペーパーレスFAXと呼ばれています。

従来のFAXには問題がある？

FAXは遠方からもすぐに文書が送れるため、便利な機器です。しかし、近年従来のFAXには課題も見えてきています。ここでは、従来のFAXの課題について見ていきましょう。

テレワークの導入が難しい

まず、従来のFAXだと、テレワーク時に対応できないというのが問題点として挙げられます。

テレワークは自宅やサテライトオフィスなど、働いていたオフィスとは離れて働くこと。オフィスから離れた場所で働くとなると、FAXで送られてきた文書などを確認できないという問題があります。

こういった理由から、テレワークを導入したいけどFAXで送られてくる注文書を受け取るために導入することができないという企業も多いのではないでしょうか。

仕分けが大変

注文や問い合わせをFAXで受ける企業は、大量にFAXが届くことでしょう。そのため、届いたFAXを仕分けるのに時間がかかるということもあるのではないでしょうか。

内容によって仕分ける作業は、労力も必要ですし、ミスがつながることもあります。

また、FAXが殺到すると電話中という扱いになり、送り手側がなかなか送信できないということも。

紛失のリスクやセキュリティリスクがある

紙の書類は、他の書類にまぎれてしまった、机などのスキマに落ちてしまい見つけられなくなったなどの紛失トラブルもあります。社内だけではなく、外出中に紛失してしまうということも考えられます。

また、企業によっては、他の部署と共有して複合機を使っているケースもあるでしょう。関係者以外にもFAXの内容を見られてしまうことも想定できます。

保管場所が必要になる

注文書などは保管しておく必要があります。紙で保管するとなると、それだけ保管スペースが必要です。オフィスに保管しておく、十分なスペースを用意しておかなければなりません。

探すのに時間がかかる

過去の資料や注文書の確認などを行う際、該当の書類を探す必要があります。紙の場合、保管場所にある大量の書類の中から探さなければなりません。ファイル分けしてあっても、探すのに時間がかかってしまうこともあります。

ペーパーレスFAXの基本的な機能

ペーパーレスFAXには、どのような機能が備わっているのでしょうか。利用するサービスによって異なるケースもありますが、ここでは基本的な機能についてご紹介します。

受信したFAXを自動的に振り分けてくれる

送信元のFAX番号や顧客名などをもとに、ファイル名に自動付与したりフォルダー分けをしてくれる機能が備わっています。

受信したときに通知で知らせてくれる

FAXを受信したら、お使いの端末に通知がいくよう設定できます。見落としを防止することが可能です。

検索機能

検索機能が備わっているので、受信したFAXは、ファイルの中からすぐに見つけることができます。また、送受信履歴を確認することもでき、いつ受信したか？いつ送信したのか？もすぐに確認することが可能です。

送信も可能

受信だけではなく、FAXの送信もできます。パソコンでデータを作成し、送信するだけです。簡単に送信することができます。

ペーパーレスFAXを導入するメリット

ペーパーレスFAXを導入するメリットとしてどのようなことが挙げられるのでしょうか。

業務の効率化につながる

受信したFAXは指定したファイルに自動的に保存されます。そのため、仕分けの作業が不要になります。他にもファイリングをする手間も減るため、業務を効率化することが可能です。

また、紙に印刷する量が減れば、紙やトナーのコストカットにつながる場合もあります。

オフィスの省スペース化

紙の書類ではなくデータで保管が可能なので、かさばることがありません。紙の量が減ることでオフィスの収納もスッキリするでしょう。

送られてきたFAXが探しやすい

FAXで送ってもらった書類がどこにあるかわからない…たくさんの書類の中から探さないといけない…など紙の場合探すのも大変です。データで保管するペーパーレスFAXは、検索ボックスからすぐに探すことができます。

必要であれば紙に印刷することもできる

ペーパーレスと聞いて、紙で出力することができないの？と思うかもしれません。実際はそんなことはなく、必要であれば、紙に印刷することも可能です。

送られてきたFAXをいつでもどこでも確認できる

ペーパーレスFAXは、紙で印刷するのではなく、データ化されます。クラウドストレージに保存することもできます。そのため、ネットがつながる端末があれば、すぐに確認することが可能です。見たいときにいつでもすぐに見られるのもペーパーレスFAXのメリットです。

テレワークの導入がしやすくなる

前述で紹介したとおり、離れた場所からも確認できるため、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務を取り入れやすくなります。

2020年は感染症拡大を予防するためにテレワークが多くの会社で導入されることに。企業のBCP対策にもなるため、テレワークという働き方は今後も拡大していくことが予測されています。

今後のことも考え、ペーパーレスFAXの導入を考えてみても良いかもしれません。

ペーパーレスFAXを導入した企業の事例

ペーパーレスFAXを導入した企業の成功事例についてご紹介します。

自治体の事例

ある自治体では、コピーとFAXで、年間数十万以上の印刷コストがかかっていました。それだけではなく、書類の振り分けも行っていて、手間になっていました。そこで、業務効率のアップとコスト削減のためにペーパーレスFAXを導入。数年後には、5万枚もの印刷枚数を減らすことができたという事例があります。また、紙の削減だけではなく、裏紙の使用が減ったことにより、情報漏えいのリスクも減ったそうです。