社内のコミュニケーションツールはどうやって使い分けるべき?

2020/03/31 業務改善
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ビジネスチャットや社内SNSなど、現在はメール以外にもさまざまなビジネス用のコミュニケーションツールがあります。

メール以外のツールが増えることにより困るのが、どのようにツール導入すべきなのか?どのように利用するツールを使い分けるべきなのか?ではないでしょうか。

そこで今回は、社内のコミュニケーションツールの使い分け方についてご紹介します。

社内コミュニケーションツールの種類

社内コミュニケーションツールの種類
コミュニケーションツールの種類は主に2つ。SNSとチャットツールが挙げられます。ここでは、SNSとチャットについてご紹介します。

社内SNS

社内SNSとは、社内のコミュニケーションを活性化させるため、組織内で利用できるSNSのこと。社外に発信するわけではないので、業務に関する情報の共有や会社のイベントなど、社内限定で発信したい情報を発信できるツールです。

コミュニケーションが取りづらい、在宅勤務の方や外回りが多い社員ともやり取りができるという魅力があります。情報共有をして、業務改善や効率化へとつなげてくれる役目もあります。

社内SNSはこちらでもご紹介しています。

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ビジネスチャット

ビジネスチャットは、社内だけではなく社外の方ともコミュニケーションを図ることができるツールです。ビジネス用のチャットのため、セキュリティも高く、情報をスムーズに共有することができます。

社内コミュニケーションツールのメリット

社内コミュニケーションツールのメリット
では、社内コミュニケーションツールを導入するメリットはあるのでしょうか? 次に、社内コミュニケーションツールを導入するメリットについてご紹介します。

スムーズなコミュニケーション

共有したい情報や、ファイルなどをスムーズに共有することができます。個人宛はもちろん、社内の人全員やプロジェクトのチームなど、宛先を設定して共有することも可能です。

作業の効率化が可能に

チャットワークやSNSのような手軽なコミュニケーションツールがあることにより、会議をしたり、話し合いをしにいったりする手間が減ります。ビデオ電話が備わっているツールもあるため、時間を合わせて会うということをしなくて良くなるのです。

社内コミュニケーションツールの使い分け方

社内コミュニケーションツールには、いくつか種類がありますが、どのように使い分ければいいのでしょうか。

重要な連絡は「メール」

社外の人との連絡には、メールが良いでしょう。また、社内であっても、申請や承認の類いなど重要な内容を連絡するときに利用するのがおすすめです。

業務に関すること「ビジネスチャット」

社内で業務に関することをやり取りする場合は、ビジネスチャットが適しています。プロジェクトの相談などをすぐにしたい場合や、業務に関する連絡をすぐにしたいときに便利なツールです。

また、社外の方と共同で仕事をする場合も、ビジネスチャットで業務を確認するという方針がおすすめです。

社内全体に共有したいこと「社内SNS」

社内全体に共有したいことを共有するなら、社内SNSがおすすめです。社内ルールや注意事項などの社内に関わることを共有するのが良いでしょう。

他にも、同好会や飲み会、部活動など、業務とは関係ないですが、社内の関わりを強くしたい場面にも利用することができます。

おすすめの社内コミュニケーションツールは?

おすすめの社内コミュニケーションツールは?
どのような社内コミュニケーションツールを使うべきか迷いますよね。そこで、おすすめの社内コミュニケーションをご紹介します。

社内SNS「Yammer」

Microsoftが提供している社内SNS用のツールです。作りはフェイスブックのようになっていますが、社内だけで共有できるため、情報が社外に出回るということはありません。

イベントごとや仕事などを気軽に社内に発信できるツールです。

ビジネスチャット「Teams」「ChatWork」

ビジネスチャットは、「Teams」や「ChatWork」がおすすめです。中でも、ChatWorkは日本で作られたため、国内シェア率が1位といわれています。Teamsは、Officeアプリを利用している方におすすめで、Office 365と契約している場合、利用可能です(一部プランを除く)。

社内コミュニケーションツールを活用するには

社内コミュニケーションツールを長く活用できるようにするためには、事前準備が大切です。

まずは、コミュニケーションツールを導入する目的を明確にしましょう。導入する背景は、企業によってさまざま。また、目的によって、導入するツールも変わってきます。

例えば、従業員同士のコミュニケーションのきっかけとなるような情報を社内全体に共有したいということであれば、Yammerのような社内SNSが良いでしょう。

個人間でコミュニケーションを図りたい、グループで効率的に業務を進めていきたいと考えているのであればビジネスチャットがおすすめです。

このように目的に合わせてツールを決めるようにしましょう。

他にも、導入するにあたり、運用ルールを設けることをおすすめします。ルールや使い方を共有することで、従業員も利用しやすくなります。全体にツールの導入やルール、使い方を共有し、活用できるように促しましょう。

まとめ

今回は、社内のコミュニケーションツールをどのように使い分けるべきなのかをご紹介いたしました。

コミュニケーションを図るために、さまざまなツールを導入するのは良いですが、使いこなそうとしなければ導入する意味がありません。今回ご紹介した使い分けのように、ルールを設けて導入することが重要といえそうです。

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クラウドインフォボックス編集部

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