勤怠管理システムとは？勤怠管理システムのメリット・デメリット

2020/02/06 業務効率化

勤怠管理は、どのように行っていますか？Excelやタイムカード、タイムレコーダーを導入している企業が多いでしょう。

近年は、労働時間の管理について企業に厳しい目が向けられています。そのため、人事・労務担当の方は、きちんと勤怠管理を行いたいと考えている方が多いのではないでしょうか。

勤怠管理を正確に行うなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

この記事では、勤怠管理システムについて、メリットとデメリットと一緒にご紹介します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や休みの日など勤怠を管理するシステムのことをいいます。勤怠を管理できるため、勤務時間や残業時間、欠勤をシステムで管理することが可能です。

システムに登録された情報を元に、給与の計算を自動的に行ってくれる特徴もあります。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムに備わっている機能は下記の通りです。

打刻機能

従業員が出退勤するときに打刻ができる機能です。ICカードや静脈認証などさまざまな方法で打刻することができます。

勤怠管理

打刻データを元に出退勤の管理ができます。

シフト管理

確定したシフトを通知したり、シフト表を作成してくれたりと、シフト管理を全般的に行ってくれます。従業員がシフトを入力し、集計、自動でシフト作成してくれます。人員が不足している場合は、お知らせしてくれる機能も備わっています。

各種申請管理

有給休暇や残業などを申請する機能です。

集計機能

従業員の勤務時間、残業や深夜労働時間別に集計をしてくれる機能です。

勤怠管理システムのサービスによって、備わっている機能が異なる場合もありますが、基本的には打刻や勤怠状況、申請などを一括で管理できます。給与の計算なども勤怠状況や雇用形態に合わせて行ってくれるのは、便利ですよね。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムを導入することで、さまざまなメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて見ていきましょう。

正確な打刻時間を把握できる

勤怠管理システムは、出退勤時に専用のカードやICカードをタッチしたりスマホやPCを利用したりして、打刻できます。いつオフィスに出勤して、いつオフィスを出たのか、正確な打刻時間を把握することが可能です。

不正を防止できる

Excelで勤怠を 管理していると、打刻時間の入力ミスが起こる場合も。手作業で入力することもあって、ごまかすこともでき、不正が可能になってしまいます。

また、指紋・静脈認証などの生体認証システムを導入している勤怠管理システムもあるので、本人以外は勤怠を押すことが仕様になっているシステムも。勤怠管理システムは、勤怠の不正を防止が可能です。

労働時間を管理できる

正確な打刻時間、不正防止ができることで、労働時間を正確に管理ができます。近年、問題になっている違法な残業時間。もちろん、社員一人ひとりの意識も大事ですが、このような勤怠管理システムを導入することで、すぐに違法な労働時間を発見につながり、対策や予防に努めることができるでしょう。

業務効率化

タイムカードやExcelなどで勤怠管理をすると、人事・労務担当が従業員の雇用形態に合わせて給与を計算する必要があります。雇用形態に合わせて計算していると、工数がかかってしまうでしょう。

勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況と雇用形態に合わせて、自動的に給与計算が可能です。そのため、人事・労務担当の業務が減り、効率化が進みます。人事・労務担当者の残業を減らせるでしょう。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムを導入するにあたり、デメリットはあるのでしょうか。次に、デメリットをご紹介します。

初期費用にコストがかかる

製品にもよりますが、システムを導入するための初期費用にコストがかかる場合があります。特に従業員が多い企業の場合は、高度なセキュリティや莫大なデータを管理できるシステムである必要があります。その分、費用もかかることでしょう。

必ずしも状況が変わるわけではない

タイムカードやExcelなどで管理するよりも、勤怠管理システムは、正確な勤怠時間を把握できます。そこから得られる効果として、業務形態の改善が考えられるでしょう。

しかし、サービス残業や違法な残業時間を完全に予防できるわけではありません。コンピューターでは見えない部分も出てくるでしょう。勤怠管理システムも業務形態の改善のきっかけになりますが、大切になるのは従業員一人ひとりの意識です。

まとめ

今回は、勤怠管理システムのメリット・デメリットをご紹介しました。

勤怠システムは、人事・労務担当者の業務を効率化させるためには大切なシステムとなることでしょう。もちろん、違法な残業などを防止につなげるためにも重要なシステムといえます。