Zoomの活用事例は？Zoomを利用するメリット・デメリット

2024/02/09 テレワーク

Web会議ツールをオンラインでの会議・ミーティングが一般的になってきました。中でもZoomは、よく使われているWeb会議ツールです。

実はZoomには、会議以外にもさまざまな活用方法があります。ここでは、Zoomを活用できるシーンやメリット・デメリットをご紹介します。

Zoomってそもそもどんなツール？

Zoomはいろんな用途に使えるWeb会議ツールです。社内での会議はもちろん、大人数で参加することができるためセミナーでも使うことができます。

テレワークで利用者が増加

Zoomは、多くの企業でテレワークが導入されたことにより利用者が増えています。特に新型コロナウイルスの感染拡大は大きな影響を与えました。感染症予防のために対面で会議や打ち合わせができなくなり、多くの企業でZoomを使ったWeb会議を行うように。

非接触でオンラインを通じて気軽に会議ができることから、さまざまな場面で使われるようになりました。

Zoomに備わっている便利な機能

ZoomにはWeb会議を快適にしてくれる便利な機能が備わっています。

画面共有

パソコンのディスプレイに映っている画面を参加者に共有できる機能です。資料を見せながら説明したい場合に活躍します。ミーティング画面の下にある「Share Screen」というボタンを押し共有したい画面を選ぶだけで簡単に共有できます。

チャット

会議中にチャットのやり取りもできます。音声トラブルにより音声がと届かなくなった場合や、質問する際に利用可能です。参加人数が多いときに役立つ機能です。

ブレイクアウトルーム

参加者をいくつかのグループに分けられる機能です。グループミーティングをしたいときに便利です。

待機室

待機室機能は、ミーティングルームへの入室する前に待機できる機能のことです。主催者（ホスト）側が入室許可することで入ることができます。主催者は待機している人を一覧で確認可能です。不意な参加者の入室を制限することができます。

パスワードの設定

入室の際にパスワードを設定することができます。設定することで、パスワードを教えた人しか入れません。パスワード設定をすることで、待機室と同様に関係のない方が入ってきてしまう心配がありません。Web会議のセキュリティ対策として積極的に使いたい機能です。

Zoomってどんなことに使える？Zoomの活用事例

Zoomは、会議にもさまざまなことに利用することができます。ここでは、Zoomの会議以外での活用事例をご紹介します。

研修や勉強会

研修や勉強会でもZoomが使われています。Zoomは無料プランであれば、最大で100人まで参加することができます。

商談

取引先との商談に使うこともできます。ライセンスを保有していなくても参加者であれば、URLやミーティングIDがあれば参加可能です。誰でも参加しやすいことからZoomが利用されます。また、オンラインで商談ができると遠方の企業にもアプローチできます。これまで遠方の企業は、出向く必要がありました。そのため、遠方の企業への商談は難しいと思っていたかもしれません。オンラインであればどこからでも参加できるので遠方の企業にもアプローチしやすくなります。

面接や採用活動

近年は、オンラインで面接する機会も増えてきています。もちろん、Zoomはオンライン面接でも使うことができます。面接も商談と同様に参加しやすいことからZoomの利用が増えています。

オンラインイベント

社内・社外イベントで使うことができます。例えば、Zoomを使ってオンラインで内定者向けの懇親会を行ったり、飲み会をしたりすることが可能です。他にも、新商品の発表会に使うこともできます。

オンライン授業にも使える

たくさんの参加者が利用できることから、Zoomはオンライン授業でも使われています。

Zoomを利用するメリット・デメリットについて

まずは、Zoomを利用するメリット・デメリットについて見ていきましょう。

Zoomを利用するメリットは？

参加しやすい・使いやすい

参加者は登録不要で、専用URLから入れば会議に参加することができます。会議用URLをクリックすればそのまま参加ができるため、難しい操作が必要ありません。参加者は利用しやすく、参加しやすいというメリットがあります。

会議以外にもさまざまな機能が備わっている

Zoomは、ただビデオ通話ができるだけではありません。チャット機能がついているので、会議中のトラブルがあったらチャットを送って連絡することができます。質問したいことや、メモとしてチャットを使うこともできます。

他にも画面共有機能がついているため、資料を共有しながら会議することが可能です。

バーチャル背景を利用できる

自宅でWeb会議をする際に気になるのが、背景ではないでしょうか。真っ白な背景であれば問題ありません。しかし、中には背景を壁にすることが難しいというケースも。

Zoomでは、バーチャル背景を設定することができます。バーチャル背景を利用することで自宅の背景を隠すことができるので、安心してオンライン会議を行うことが可能です。

背景には会社のロゴや名前などが入った画像を使うと、取引先との商談のときに覚えてもらいやすくなるでしょう。

Zoomを利用するデメリットはある？

Zoomを利用する際に、デメリットはあるのでしょうか。

まず、デメリットとして挙げられるのは、事前にメッセージを送れないことです。事前に連絡をしたい場合は別のツールを使わなければなりません。事前連絡には、メールやビジネスチャットを利用しましょう。

その他に、無料プランの制限がデメリットとして挙げられます。3人以上で利用する場合は、40分までと制限時間が設けられています。3人以上で40分以上の会議を行う場合は有料のライセンスを取得しなければなりません。

Zoomを使うなら有料プランがおすすめ

Zoomを使うなら主催者（ホスト）側は、有料プランの利用がおすすめです。ここでは、Zoomの有料プランと無料プランの違いや、ライセンス購入についてご紹介します。

有料プランと無料プランの違いは？

有料プランと無料プランは、サービスに違いがあります。違いについては、下記の通りです。

	有料プラン	無料プラン
時間制限	なし	40分まで
参加人数	最高で500人（※エンタープライズプランの場合）	100人まで
画面録画	○	×
共同ホスト機能	○	×
投票機能	○	×

時間は有料プランであれば無制限で利用できます。40分以上使うことが多い場合、主催者は有料プランの利用がおすすめです。

参加人数については、プランによって異なります。エンタープライズプランであれば、最高で500人まで利用可能です。無料プランとプロプランは100人まで、ビジネスプランは300人まで利用できます。

ハイパーからもZoomライセンスを購入いただけます

ハイパーでは、Zoomの有料ライセンスの代理販売を行っております。ハイパーからの購入であれば、請求書でのお支払いが可能です。ぜひ、ご利用ください。

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まとめ

今回は、Zoomの活用事例やメリット・デメリットについてご紹介しました。

Zoomは、研修や勉強会、商談、イベントなど会議以外でも活用できます。Zoom利用している方は、会議以外にも利用してみてはいかがでしょうか。