Zoomの使い方とは?使い方の基本から便利な機能までご紹介

2022/09/26 テレワーク

オンライン会議が一般的に取り入れられるようになった昨今。オンライン会議の定番ツールともいえるのが、Zoomです。多くの企業でZoomが取り入れられているため、すでに利用している方はもちろん、今後利用を検討している方も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事ではZoomの使い方の基本や便利な機能をご紹介します。まだ使い方を把握しきれていない方や、使い方を再確認したい方はぜひ参考にしてください。

オンライン会議機能の「Zoom」

オンライン会議機能の「Zoom」

Zoomは、オンラインを通して会議ができるシステムです。Zoomには、Zoom meetingとZoom roomsがあります。

Zoom meetingはどこからでも参加できるタイプのサービスで、Zoom roomsは会議室に設置するテレビ会議システム型のサービスです。

手軽に使うならZoom meetingがおすすめ。一般的にもZoom meetingが使われることが多いでしょう。自宅からも使えるので、テレワークでの利用に適しています。

Zoom roomsは、拠点同士の会議やクライアントと複数人で打ち合わせするときにおすすめです。

Zoomの使い方とは?

Zoomの使い方とは?

ここでは、参加する側と主催する側に分けて、Zoomの使い方を解説します。

Zoomを始める前に準備しておきたいこと

スマホ・タブレットから参加する場合はアプリをインストールしておく

スマホやタブレットからもZoomを利用することができます。その場合は、アプリをダウンロードしておきましょう。なお、スマホ・タブレットの場合、ブラウザから参加することはできませんのでご注意ください。

パソコンの場合、ブラウザからも利用できますが、アプリもあります。よくZoomを使う場合は、インストールしておくと良いでしょう。

【Zoomが利用できる端末】
・パソコン(Windows、Macどちらも利用可)
・スマートフォン(iOS、アンドロイドどちらも利用可)
・タブレット(iOS、アンドロイドどちらも利用可)

マイクやイヤホンなどの機器の確認

映像を送るにはWebカメラ、音声を送るにはマイク、音声を聞き取るにはスピーカーやイヤホンが必要です。端末にWebカメラやマイク、スピーカーが備わっていることが多いですが、音声はマイク付きの外付けイヤホンやヘッドセットがあると便利です。外付けイヤホンやヘッドセットがあると音が聞き取りやすく、また相手も音声が聞き取りやすくなります。

Zoomの利用には、サインインが必要

Zoomアカウントを作成し、事前にサインインしておく必要があります。有料プランを契約しない限りは、登録に料金が発生することはありません。無料でアカウント作成ができますので、作成しておきましょう。

会議に参加する場合

メールなどで招待リンクを受け取っている場合

メールなどで招待リンクを受け取っている場合、メールに記載されているURLをクリックするだけで、オンライン会議に参加することができます。

ミーティングIDまたは会議室名から参加する方法

アプリから参加する場合、Zoomを開いたら、参加ボタンをクリック。ミーティングIDやおあすワード、参加者名などを記入し、参加をクリックするだけです。

パソコンのブラウザから参加する場合も同じく、トップページ内の「ミーティングに参加する」をクリックし、ミーティングIDを入力すると参加可能です。

会議を開催する場合

パソコンから開催する場合

ブラウザからミーティングを開催する場合、サインイン後にプロフィールアイコンをクリック。そこから「ミーティング」→「ミーティングをスケジューリング」をクリックします。そこから日時や所要時間など必要事項を入力するだけ。参加者には、招待リンクもしくはミーティングIDを直接お知らせします。

スマホから開催する場合

ホームにあるスケジュールをクリック。ミーティングのスケジュールを入力すれば設定は完了です。あとは、参加者への通知は、招待者への追加から行います。パソコン版のアプリも同様です。

オンライン会議で使えるZoomの便利な機能

オンライン会議で使えるZoomの便利な機能

Zoomは音声と映像でやり取りができるだけではなく、さまざまな便利機能があります。ここでは、オンライン会議で使えるZOOMの機能についてご紹介します。

ミュート・カメラオフ機能

Zoomは、ミュート・カメラオフ機能が備わっています。画面下のミュートボタンを押すと自分の音声がオフになり、相手に音声が届かなくなります。雑音が入ってしまうこともあるため、他の人が話しているときはミュート機能を使うと便利です。カメラオフ機能は、ビデオの開始ボタンを押すことで、自分のカメラがオフになります。相手に映像が届かなくなります。自分の姿を映したくないときに活用できる機能です。

画面共有機能

会議画面の下に「画面の共有」というボタンがあります。そこをクリックすることで、会議に参加している方に向けて画面の共有することができます。同じ資料を見ながら会議をしたいときに役立つ機能です。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能は、名前の通りホワイトボードのように文字や図を書き込める機能です。フリーハンドで書くことはもちろん、図や文字の挿入もできます。アイディアを出し合うのにおすすめの機能です。

パスワード設定

ミーティングには、入室の際に必要なパスワードを設定することができます。パスワードを設定することで、関係者以外の人の侵入を防ぐことができます。

チャット機能

音声や映像だけのやり取りだけではなく、チャットをすることも可能です。音声が届かない場合や質問したいけど話を遮りたくないときに活用することができます。

ブレイクアウトルーム機能

ブレイクアウトルームとは、会議の参加者をグループ分けできる機能です。グループごとに話合いをすることができます。ディスカッションしたいときやグループワークをオンラインで行う際に、便利な機能です。

レコーディング機能

レコーディング機能は、会議を録画できる機能です。ミーティングの内容を振り返りたいときや議事録の作成をしたいときに役立ちます。画面下のレコーディングを押すことですぐに録画が開始されます。無料版のZoomをお使いの場合は、データがローカルに保存されます。有料版は、ローカル以外にもクラウドに保存することが可能です。

バーチャル背景機能

自宅でオンライン会議をやる場合、背景が気になるという方も多いのではないでしょうか。

そこで便利なのがバーチャル背景です。背景を画像にすることができる機能で、自宅などの背景を隠したいときに便利です。

サポートが必要ならハイパーにご相談ください

ハイパーでは、Zoomライセンスの販売を行っています。ハイパーから経由して利用するメリットは下記の通りです。

・電話サポートありのプランをお選びいただくとサポートを受けられる
・プロプランなら、1ライセンスからの購入が可能
・請求書払いに対応できる
・Zoom以外のサービスについてのご相談
・ネットワークやサーバなどの社内インフラ見直しのご相談
・Zoom導入支援

ハイパーのZoom meetingプランは下記の通りです。

料金プラン ライセンス数 電話サポートあり料金 電話サポートなし料金
プロ 1~9ライセンス 30,580円/年 22,700円/年
ビジネス 10ライセンス 407,220円/年 306,500円/年
エンタープライズ 50ライセンス 2,432,980円/年 1,816,300円/年

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まとめ

今回は、Zoomの使い方の基本や便利な機能についてご紹介しました。

基本的な操作は簡単です。会議に招待された場合は、招待URLをクリックするだけで会議に参加することができます。開催する側も会議ルームを作成し、招待URLを送ることで会議を行うことが可能です。また、Zoomにはさまざまな機能が備わっています。