Office 365サービスの導入の際に知っておきたい! ポイントと導入事例をご紹介

2020/04/14 Microsoft 365
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Office 365サービスのポイントと導入事例
クラウドサービスの「Office365」は、従来のOffice製品に加えて、社内SNSや法人メール、コラボレーションサービスなど多彩なサービスを取りそろえ、さまざまな企業のビジネスを加速させています。サブスクリプションモデルによって初期利用料を安く抑えて導入でき、アカウント管理の省力化も可能です。すでに多くの企業で導入効果が出ており、情報基盤の整理や業務効率の向上、働き方改革などを実現しています。

ここでは、「Office365」で利用できるさまざまなサービスをご紹介します。また導入の前に、企業がやるべきことなども解説。導入に失敗しないためのポイントなども取り上げます。いくつかの事例を紹介することで、「Office365」を導入することで得られるメリットなども見ていきます。

Office 365で利用できるサービス一覧

マイクロソフトの「Office365」は、サブスクリプションモデルを採用したクラウド型のサービスです。サブスクリプションとは、従来の買い切り型ではなく、月額や年額を支払って利用するモデルのことを言います。

利用にあたっては、毎月または毎年、更新料を支払う必要があります。

「Office365」によって、WordやExcel、Power Pointなどビジネスシーンで使用されるアプリケーションのほか、法人用メールソフトやスケジュール管理、ポータルサイト、社内コミュニケーションなど多岐にわたるサービスが利用できます。

ここでは、「Office365」で利用できるサービスを紹介いたします。

・Outlook
電子メール、予定表、連絡先、タスクなどを管理。One Drive からの添付ファイルの共有やLinkedInのプロフィール表示も可能

・Word
文章作成ソフト

・Excel
表計算ソフト

・Power Point
プレゼンテーションなどの資料を作成できるソフト

・One Note
メモ作成ソフト

・Access
データベース用ソフト

・Publisher
簡易DTPソフト

・One Drive
無料オンラインストレージ

・Exchange Online
法人向けメール、スケジュール管理サービス

・Share Point
ファイル・情報共有サービス

・Microsoft Teams
チャット、Web会議などのコラボレーション向けサービス

・Yammer(ヤマー)
企業向けSNSサービス

・Skype for Business
Web会議用サービス

一般向け法人向けには、「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」「Office 365 Business Essentials」の3プランがあります。利用できるアプリケーションやサービスによって料金が異なりますが、月額500円程度から利用できるプランもあります。

「Office 365」は、基本的なOfficeアプリケーションに加えて、情報共有や多機能なメールサービス、コミュニケーションソフトなど企業のビジネスを加速させるアプリケーションやサービスが豊富にそろっています。

クラウド型のサービスのため、高いセキュリティ性や、いつでも最新のバージョンを利用できるなどのメリットがあります。

また、1ユーザーあたりの登録デバイス数も複数のため、パソコンのほかにタブレット、スマートフォン、2台目のパソコン、Macなどでも利用が可能です。サブスクリプションモデルは、月額料金で設定されているため、従来のパッケージ商品などに比べて初期投資を抑えられます。

Office 365を導入する前にやるべきこと

Office 365を導入する前にやるべきこと
Office365」は、従来のOfficeアプリケーションよりも多彩なサービスが含まれています。いままでのOfficeは、表計算や文書作成、プレゼンテーション資料作成や個人メールのみで利用していた人が多かったかと思います。

「Office365」は、法人メールやコラボレーションサービス、Web会議システムなど、用途が広がっています。そのため、導入してもすぐに全員が使いこなすというわけにはいかないでしょう。中にはどのように使うのか分からずに戸惑う人も出てくるかもしれません。

そのため、「Office365」の導入前にはいくつか、準備段階でやらなければならないことが出てきます。

目的を明確にする

新しいサービスは、せっかく導入したのに利用が進まず定着しないことがよくあります。サービスありきの導入ではなく、まずは利用の目的を定めることが肝要です。

管理する部署や人を決める

「Office365」は管理権限を設定できます。組織内で管理する部門や部署を決めるとともに、各部署で誰がどういった権限を持つかというのも事前に決めておきましょう。

ドメインを決める

「Office 365」は、独自ドメインと連携することでより効果を発揮します。法人向けメールのExchange Onlineを利用する場合やShare Pointなどの活用の幅を広げるためにも、まずは使用するドメインを決めることが重要になります。

機能を制限する

上述した通り、「Office 365」は機能が豊富で、導入初期にすべて使いこなせる人はまれでしょう。そのため、まずは使いやすいアプリケーションや使い慣れているもののみの利用からはじめ、社内で利用や定着が進んできてから、徐々に機能の幅を広げていくことをおすすめします。

さまざまな環境でも利用できるようにする

クラウド型はインターネット経由でさまざまなサービスを利用できるのがメリットです。Officeアプリケーションはもちろん、法人用メールやスケジュール管理、Web会議やチャット機能など社内でのコラボレーションを促進させるツールも豊富です。セキュリティ上、社外からアクセスできないのでは「Office 365」のパフォーマンスを最大限に引き出すことができません。あらかじめ、ルールやセキュリティポリシーを整備しておくことが重要になります。

企業・団体におけるOffice 365の導入事例

企業・団体におけるOffice 365の導入事例
「Office365」を、生産性を高めるためのツールとして活用している企業はたくさんあります。クラウドならではの利便性を最大限に活かしている企業をご紹介いたします。

不動産

愛知県に本社を置くA社は、事業が成長していく中で、従来使っていたフリーメールでの情報共有に限界を感じていました。そこで、ビジネス向けにさまざまな機能を搭載している「Office365」を導入。クラウドとモバイルの活用によって、いつでもどこでも情報共有できる基盤を構築しました。

またタスクやスケジュールを全社で管理することで生産性やチームワークを強化したと言います。
そのほか、社内SNSであるYammerの活用により、会社、部署、プロジェクトごとのコミュニケーションを促進。本社と支社でのWeb会議なども「Office365」によって実現しました。

メディア・エンターテインメント

ITサービス&サポートを提供するB社では、高まる顧客ニーズに対応するために情報共有基盤を刷新し、「Office365」を導入。いままで使っていた情報共有基盤ツールの容量が膨大になったことと、業務で使うOfficeアプリケーションの互換性などを理由に、「Office365」に切り替えました。

導入によって、セキュリティ面の対策も万全になったと言います。いままで使っていたマイクロソフトのアカウントと統一化を図ることでライセンス管理を省力化。コミュニケーションツールも積極に使うことで、「働き方改革」の実践も進めています。

専門サービス

講演や研修を支援するC社は、働き方改革を行うために「Office365」を導入しました。従来テレワークを行う環境の構築ができていなかったところに、クラウドサービスを取り入れ、自宅などからも社内システムを使えるような仕組みづくりを行いました。

社内でしか行えなかった業務も場所や時間を問わず利用できるようになり、社員一人一人が柔軟に業務を進められるようになりました。「Office365」によって、業務改革はもとより、社内風土も変革し、新しい人材も働きやすい職場づくりを実現しました。

まとめ

クラウドモデルの「Office365」は、月額または年額で利用料を支払うサブスクリプションモデルのサービスです。初期費用を抑えて導入できるほか、ライセンス管理も楽になります。1ユーザーが複数のデバイスを利用できるのも利点です。

業務でよく使う、おなじみのOfficeアプリケーションのほか、社内コラボレーションツールや法人用メールなど、機能も多彩です。クラウドを最大限に活かし、いつでもどこでも時間と場所を選ばずに利用できます。

従来のOfficeに比べて幅広い機能が搭載されているため、導入の前には管理者権限の設定や使用する機能に制限をかけ、徐々に利用していくことで定着を図るのが良いでしょう。
すでに多くの企業で導入し、さまざまな効果が出ています。ビジネスの生産性や効率を向上させるだけでなく、働き方改革にも寄与する「Office365」は企業規模を問わず、導入を検討してみる価値があるサービスと言えるでしょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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