Office 365の使い方を紹介。利用開始の流れと手順まとめ

2020/03/16 Microsoft 365

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Office 365には、個人から法人まで幅広いユーザーが満足に利用できる機能やサービスが充実しています。

Office 365を業務改善や社内の連携に役立てるのがおすすめです。そこで今回は、Office 365の利用開始の流れや使い方を解説します。

Office 365の基本機能

Office 365の基本機能
Office 365は、Microsoft社が提供しているサブスクリプション型のサービスです。Office 365で提供されている機能は、大きく分けると以下の2つの分類されます。

  • ExcelやWordなどのデータや文書の作成・管理を行うOfficeアプリケーション
  • メール機能やタスク管理ツールなど、業務効率化のためのサービス

それぞれどういったものがあるかをより詳しく見ていきましょう。

Officeアプリケーション

Officeアプリケーションには、以下のような種類のものがあります。

  • Word:文章の新規作成・編集を行う
  • Excel:表計算ソフト。数値の計算やデータ管理を行う
  • PowerPoint:プレゼンの資料作成やサポートを行う
  • Outlook:電子メールの送受信、連絡先やタスク管理を行う

プランによって、WindowsにはAccessやPublisherが追加されます。これらで作成したデータはクラウドストレージで管理されるので、デバイスの容量を圧迫する心配もありません。

メール、予定表、グループウェア

Officeソフト以外にも業務をサポートしてくれるサービスが多くあります。メールボックスは50GBを越え、独自ドメインも使用可能です。

チーム作業や予定を管理するMicrosoft Plannerをはじめグループチャットや共有ワークスペースを管理できるMicrosoft Teamsなどは、数百人を越える大規模な企業であっても重宝するでしょう。

各アプリを連携させてルーチンワークを自動化できるMicrosoft Flowなど、多くの企業や個人事業者にニーズに応えられる機能がそろっています

プランによりサービス内容は異なる

Office 365には個人向けのsoloや、一般法人向けのBusiness、大企業に向けたEnterpriseの他にも、学校教育機関のために低価格でサービスを提供しているEducationなど、さまざまなプランがあります。

それぞれのプランには基本的に3段階のオプションがあり、価格と利用できるサービスが異なります。

高価なプランほど基本的に多機能ですが、利用できる人数や制限があるオプションもあるため、どのようなサービスが必要なのか、導入する際には予算と合わせて検討してきましょう。

 

Office 365のプランの種類についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

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Office 365導入の流れ

Office 365導入の流れ
Office 365を導入する実際の流れについて、見ていきましょう。アプリをインストールスする前段階として、次のことを行う必要があります。

個人または法人で契約

Office 365はサブスクリプション型のサービスです。店舗で売っているようなパッケージのOfficeアプリであれば、初回購入で全ての手続きが完了しますが、定期的に費用を支払うという仕様上、ライセンス管理を行う必要があります。

個人であれば、Microsoftのポータルサイトでアカウントの取得を行いましょう。法人の場合は、管理者の元に『マイクロソフト オンライン サービスのライセンス認証』というメールが届きますので、そこからライセンス認証の手続きを行ってください。

利用ユーザーの登録

主に法人の場合ですが、利用する人数を登録する必要があります。Microsoftのポータルサイトより、管理者メニューを選択し、その中にあるユーザー追加をクリックします。

氏名や国籍、連絡先など、新たに追加したいユーザーの情報を入力してきましょう。追加をクリックすると、メールアドレス送信画面になるので、新規ユーザーのメールアドレスをクリックします。

登録したメールアドレスにMicrosoftからメールが届くので、そこからログインをして、ユーザー登録の手続きを行ってもらいましょう。

利用開始の手順

利用開始の手順
ライセンスの取得ができたら、実際にOffice 365をインストールしてみましょう。Office 365を起動するまでの流れについて解説します。

Office 365サイトにログイン

まずは、Office 365のポータルサイトにログインしましょう。アカウントには、管理者アカウントか、割り振られたユーザーアカウントを利用します。

仮パスワードの場合、初回ログイン後に任意のパスワードに変更を行うことになりますので、セキュリティ上問題のないパスワードを設定してください。

その後、Office 365のページ上に、インストール予定のアプリ一覧と、その下にインストールというボタンが表示されますので、クリックします。

ダウンロードとインストール

まずは、インストーラーがダウンロードされます。利用規約やインストール先、カスタムするかどうかなどが問われますので、ガイドに従って進めていきましょう。

基本的には推奨設定に従う方が無難です。

インストール後、初回にアプリを立ち上げた場合は再度、アカウントの登録が求められますので情報を入力しましょう。問題がなければそのままOffice 365を利用できるようになります。

もっと詳しくOffice 365を学ぶ

もっと詳しくOffice 365を学ぶ
Office 365は多機能なアプリとさまざまなサービスがそろっています。APIの利用で、できることはさらに広がっていくでしょう。すべての機能を把握して使いこなす方がかえって難しいかもしれません。

そんな中で業務効率の改善などが目的でよりOffice 365を使いこなすためにはどうすれば良いのでしょうか? 学習方法や、疑問点が出た場合の解決方法について触れていきます。

初心者向けの本や動画を活用する

Office 365は利用率の高さもあって、初心者向けの本や動画が多く出ています。そこから学ぶという方法もありますが、確実なのは、企業が行っているセミナーや講習を利用することです。

Office 365はサブスクリプションであり、常に機能やセキュリティがアップデートされますので、動画や本の場合は最新でない情報が載っていることも多いのです。また、個人発信の情報には間違った知識も多く書かれています。

そのため、情報は新しく、ソースが確かなものを選ぶ必要がありますし、セミナー等で講師がいれば疑問点も直接やりとりをしながら解決することが可能です。

フォーラムの利用

Microsoftでは、ユーザー同士が情報交換ができる場所である『フォーラム』が提供されています。フォーラムに質問を求めたり、参照したりすることで疑問の解決や、Office 365に対する見識を深めることができるでしょう。

サポートへ問い合わせ

疑問点や不具合については、サポートに問い合わせるのがベストです。特に緊急性を用する重大なサポートについては、Microsoft社は1時間以内の対応を約束しています。

サポートページでは多く寄せられる疑問点や利用方法についてはすでに回答が記載されているものが多く、検索によって簡単に解決する場合もあるようです。

サポート体制はプランによって差はあります。プランを選ぶ際、サポートについても確認しておきましょう。

まとめ

Office 365は事務作業や管理業務をより効率化させるさまざまなツールが利用できるサービスです。規模や用途に合わせたプランがいくつも用意されていますので、自身の環境に合わせて選択しましょう。

利用方法については、個人か企業かで管理方法が少々異なります管理者の場合は、他のユーザーに利用権限を与える必要があり、アカウント管理についても厳重に行っていかなければなりません。

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クラウドインフォボックス編集部

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