会議室の無駄を解決!会議室の予約システムとは?

2021/10/26 業務改善

会議室の予約システムとは?

会議室の予約システムとは?

昨今、オンライン会議やオンライン商談が増加しています。そんな中、重要な会議や商談のはずなのに会議室を確保する事が難しくなってはいませんか?会議室でなくとも自分のデスク上で打ち合わせ・商談はできますが、周りの雑談や笑い声も拾ってしまうのは相手に対する印象が悪くなる恐れもあり、出来れば避けたいところです。

そんな昨今の会議室を取り巻く状況に対応すべく、会議室の予約システムを導入する企業が増えています。会議室の予約システムは、会議室への入退室管理を行うシステムの事で、会議室の使用状況をリアルタイムで共有する事で様々な効率化を実現します。

今回は、この会議室の予約システムを導入する企業が増えている背景(導入するメリット)と、導入時の注意点(予約管理システムの選び方)からお勧めの会議室予約システムのを紹介させていただきます。

会議室の予約システムを導入するメリット

会議室の予約システムを導入するメリット

会議室の予約システムの概要を理解した上で、会議室の予約システムを導入するメリットをお伝えします。

導入するメリット①:会議室の利用状況が一目で分かる

会議室を予約する場合、ほとんどのケースで会議室が空いているか実際に確認する事はないと思います。「その時間に会議室の予約があるか・ないか」で予約が出来るかどうかを判断しているケースがほとんどです。

でも実際は、1時間の予定で打ち合わせの予約が先に入っていたけれど10分で終わり、今は空いていたり、予約自体は行われているが実際の打ち合わせは行われていなかったり。

会議室の予約システムは「実際の会議室の稼働状況をリアルタイムに表示」する事で、会議室の状態を見える化します。

導入するメリット②:会議室の稼働率を高める事ができる

先ほど紹介したような、「1時間の予定で打ち合わせの予約が先に入っていたけれど10分で終わり、今は空いている」「予約自体は行われているが実際の打ち合わせは行われていない」そんな会議室の状況を変える事ができれば、会議室の稼働状況を大幅に改善する事ができます。

導入するメリット③:機会損失を防ぐ

会議室を利用するシーンは社内の打ち合わせだけではなく、重要な商談も含まれます。でも、当事者以外のスタッフが打ち合わせの重要性を判別する事は出来ず、本来であれば重要な商談が会議室を利用出来ない場合も発生してしまいます。

会議室の予約システムでは、会議室の稼働率を上げる事によって重要な商談シーンをデスク上で行うような事がないよう未然に防ぐ事も可能になります。

導入するメリット④:予約の重複(ダブルブッキング)を防ぐ

会議室の予約システムを選ぶメリットとして、予約の重複(ダブルブッキング)を防ぐといった効果もあります。会議室を予約する場合に手入力などシステムの観点から管理されていない場合、同じ日時での予約が可能となってしまい、重要な打ち合わせ当日に慌ててしまうケースも。

会議室の予約システムなどシステム上で管理されている場合、特定の会議室の予約があればシステム上、重複した予約を行う事は出来ない仕組みとなりますので、予約の重複(ダブルブッキング)は発生しません。会議室の予約などを厳密にしたい場合は、会議室の予約システムは非常に有効であるといえるでしょう。

導入するメリット⑤:予約管理の負担を軽減

仮に現在、会議室の予約をシステムではなく、対応部署によって管理されている場合は会議室の予約システムを導入した場合、予約管理の負担を軽減できる事になります。電話応対のように予約内容のメモを行い、実際の会議室を予約するといった一連の業務を管理システムによって、今までスタッフによって管理されていた一連の会議室の予約作業をシステム化する事が可能です。

予約の管理等をシステムに委ね、空いたリソースを他業務に費やす事で社内スタッフの作業効率化に予約管理システムは貢献する事ができるといえるでしょう。

失敗しない会議室予約システムの導入ポイントとは

失敗しない会議室予約システムの導入方法

会議室の予約システムが企業にもたらすメリットを理解した上で、便利かつ会議室の稼働率を上げる予約システムをどのように導入すべきかといったポイントをご紹介します。

導入しやすい価格帯を選ぼう

会議室予約システムは様々な価格帯で販売されています。非常に多岐にわたる機能を持つ予約システムはコストも比例する傾向がありますので、お勧めは「必要最小限の機能を持つ予約システム」を導入する事をお勧めします。

(必要な)機能が少なければ少ないほど価格も安くなる傾向があるだけでなく、後述するようにシンプルな操作性で利用しやすいといった事に繋がるケースが多いというのが理由の1つです。

もちろん、多機能な会議室予約システムは使いこなせれば非常に便利となりますが、操作が複雑であればあるほど利用しずらく感じる事もありますので、最初は「会議室の予約システムに慣れる」といった意味でも、導入しやすい価格帯を選ぶ事をお勧めします。

使いやすさが予約システムの浸透を促すことに

いくら便利な会議室の予約システムを導入したところで、会社内で予約システムの利用が浸透しなければ導入した意味がなくなってしまいます。特に予約システムの操作性が難しかったりすると、システムの利用を敬遠されてしまうケースが発生するので注意が必要です。

会議室の予約システムを選ぶポイントとしては、直感的な操作で簡単に予約が取れるといった操作方法が難しくない予約システムを選ぶと、社内における予約システムの利用頻度が向上するでしょう。

おすすめの会議室の予約システム

おすすめの会議室の予約システム

会議室の予約システムは大小様々なものがありますが、おすすめはHyper Reserve Room(ハイパーリザーブルーム)です。本製品は、NTTデータ ジェトロニクスの技術を採用しており、同社が提供する会議室予約システム(iMeeting®-R)の簡易版となります。会議室の入退室管理に特化し、細かい機能を省いて導入コストを抑えた中小企業様向けのパッケージ製品として提供されているので、実績のあるツールでありつつも、導入コストも低いのが特徴。

主な機能としては、何時どのユーザが会議室を予約しているか予約状況を表示する機能はもちろん、会議室に端末を用意する事で、現状の会議室の利用状況がリアルタイムで共有されます。また、ユーザー毎に権限を持たせる事が可能で会議室の管理運営も行う事ができます。

詳細については、製品詳細ページでご確認ください。

まとめ

会議室の予約システムまとめ

会議室は利用されているようで、その実態を常に監視している訳ではないので稼働状況がいまいち把握できていない企業様は多いのではないでしょうか。また、オンラインでの打ち合わせも増えている事から、状況を改善する予約管理システムを導入されている企業様が増えています。

物理的に会議室を増やしたりレイアウト変更ができればいいですが、スペースやご予算の観点で難しい場合は予約管理システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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クラウドインフォボックス編集部

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