業務改善で効率化を進めたい。効果測定できる指標を見つけよう

2020/03/16 業務改善

業務改善の一環として、業務の効率化を目指している企業も多いことでしょう。

組織的に業務改善を行うために必要なのは「効果測定」です。実際に行った改善施策の効果が正しく反映されているのかの指針があれば、改善や修正もしやすくなります。

そこで今回は、効果測定の重要性や、業務改善のポイントについて見ていきましょう。

業務効率化とは

目的や意義に対し理解不足のまま業務効率化を行っても効果が薄いばかりか、従業員や担当者に負担を強いてしまい、かえって効率が低下する恐れがあります。

効率化を成功させるためにも、まずは業務効率化の定義について確認しましょう。

業務効率化の目的

業務効率は、生産性向上と明確に分けて考える必要があります。

従業員が働きやすい環境を整え、作業の無駄を省き、作業一つひとつを効率化してコストを抑えることを目的として行われるのが業務効率化です。

一方で生産性の向上は、飲食業であれば廃棄の削減や店内の清潔化など、時間内の成果をあげるための取り組みになります。

目的の方向性を間違えていると、思ったような成果があがってこない可能性が高くなるので、まずは効率化というテーマに沿って目的を設定することが重要です。

企業にも従業員にもメリットがある

先述したように、業務効率化の目的は「コストを抑えること」です。これには企業側、そして従業員側の両方にメリットがあります。

従業員のメリットは、コストが削減することで給与が上がることや福利厚生の向上が期待できる点です。現場の機材や備品の入れ替えなどで、より働きやすくなることもあります。

企業側のメリットとしては、単純なコスト削減に留まらず、従業員のモチベーションが上がることで全体の技術レベルの向上や離職率の緩和に期待が持てる点です。新たな事業改善にも着手しやすくなります。

効率化のためには業務改善が必要

業務を効率化するに当たって、業務改善を進めていく必要があります。業務改善を的確に行うためのポイントや流れを抑えておきましょう。

業務の現状と問題点を整理

方針を立てるためにも、まずは現状の問題点を整理する必要があります。このとき、改善をより具体的に実行するために根本の原因まで掘り下げていきましょう。

例えば「従業員同士の連携が取れていない」という問題であれば、それは指揮系統が機能していないのか、それとも伝達ツールに問題があるのかで対策が変わってきます。

問題点がそもそも違うと、その後の業務改善の方法も違ってしまうので、効果が現れません。問題点の整理は丁寧に精査する必要があります。

改善計画の立案

問題点が整理できたら、次は改善計画を立てましょう。改善計画を立てる際に重要なのは、優先度を付けることと、不可能でない範囲から実現していくことです。

列挙した問題点をすべて一度に改善することはおそらく不可能でしょう。「現状、最も障害となっているのは何か？」ということに焦点を当てて、そこから優先的に改善する計画を立てていきます。

その際、問題が根深いようなら段階を踏んで解決を図っていく必要があります。大々的な改案は現状の業務に支障がでる可能性が高いですし、失敗した時のリスクも計り知れません。

まずは、現状で可能な段階から徐々に着手していく計画を立てましょう。

実行と評価

計画を立てたら実行していきましょう。この時、成果を焦る必要はありません。

特に計画の初期段階では、改善案を実行することで新たな問題が発生する時期でもあります。改善施策そのものを評価し、新たな改善案につなげていくことが大切です。

何度か計画の変更を見越して、期間やコストに余裕を持って行いましょう。

効果測定の重要性

業務改善の効果を確認するには、視察や報告といった担当者目線だけではなく、働いている従業員も含めて誰の目にも成果が確認できるように「見える化」する必要があります。

そのために重要なのが「効果測定」です。効果測定の重要性について確認していきましょう。

成果を見える化できる

「見える化」は、効果測定の重要なポイントです。成果があがっていたとしても、それを当の現場スタッフが理解できていなければ意味がありません。

改善は、これまでの現場のやり方が大きく変わるケースも多く、また成果が出始めるのが遅い場合もあるでしょう。従業員にとってはただ面倒に感じてしまい、モチベーションが下がってしまったり、技術的向上が止まってしまったりします。

効果測定によって成果がしっかり確認できれば、自分たちの成果がしっかりと把握でき、モチベーションの向上や技術的進歩につながります。

現場の理解を促しやすい

効果測定を行うポイントに「重要目標達成指数」（KGI）と、KGIの中間指標を管理する「重要業績評価指標」（KPI）があります。

最終的な目標地点だけでなく、今の自分たちが目標からどのあたりの位置にいるのかというKPIを把握することで、改善の意図も見えやすくなるのです。結果、負担をかけてしまう現場の理解を得られやすくなるでしょう。

自分の業務の役割を確認することで、単なる作業だったものに意味を見いだすことができ、仕事に対しての理解度や全体を見る目も養われるはずです。

施策の優先順位がつけられる

ある程度、改善の実行が進んだところでどの施策が効果的であり、どの施策がそうでないのかが効果測定によって数値化することができます。施策ごとにかかったコストについても同様です。

結果、現状において必要な施策とそうでない施策に分けて優先順位をつけることができるでしょう。現状最も必要な課題が見えやすくなります。

まとめ

業務改善を行うためには、計画を立てて順序よく実施する必要があります。効率的に改善するには、効果測定を用いるのが有効でしょう。

効果測定によって、改善施策の効果が見える化され、施策ごとの効果や優先順位が見えやすくなります。社内全体で測定結果を共有することで、各個人が積極的に課題に取り組むきっかけにもなってくれるはずです。

業務改善を成功させるためにも、その効果を実感できる環境を作っていきましょう。