ビジネスチャットのメリットは?導入費用の目安

2020/02/13 業務改善
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ビジネスチャットの導入を検討しているものの導入メリットはあるのか? どのくらいの費用がかかるのか? など不安に思っている担当者さまもいらっしゃるでしょう。

そこでこの記事では、ビジネスチャットを導入するメリットや費用についてご紹介します。

ビジネスチャットを導入する企業が増えている

ビジネスチャットを導入する企業が増えている
チャットと聞くと軽いイメージがあり、ビジネスには向いていない、と考える方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

ビジネスチャットは、チャットツールだけではなく、さまざまなビジネスツールを備えているケースが多く、導入する企業が増えてきています。

また、ビジネスチャットを導入することにより、業務改善や作業効率につながる場合も。そのため、ビジネスチャットが普及しはじめているのです。

今後も導入する企業が増え、外部とのやり取りもビジネスチャットが多くなる、そんな時代が来ることも考えられます。

ビジネスチャットを導入するメリットは?

導入をする際に気になるのが、ビジネスチャットを導入することにより、どんなメリットが得られるのか、ですよね。ここでは、ビジネスチャットを導入するメリットについてご紹介します。

【導入メリット1】自分宛ての重要なメッセージをすぐに判別できる

メールは受信するだけなので、どのメールを優先的に見ればいいのか、あまり関係のない内容のメールはどれなのか、開くまで判別できない場合もあるでしょう。

チャットワークは、送りたい人へ宛名をつけて送ることが可能です。また、案件やチーム、部署ごとにグループを作ってやり取りすることができます。

自分が目を通さなければいけないメッセージがすぐに判別できるので、重要な連絡を取りこぼすことがほとんどないのが、ビジネスチャットの魅力といえるでしょう。

【導入メリット2】連絡が簡単に取れる

メールするような内容でもないときや、急いでいるときなど気軽に連絡できるのが、ビジネスチャットの良さでもあります。スマートフォンに対応しているチャットツールも多く、通知設定もできるため、外出中の従業員にも気軽に連絡することが可能です。

逆に外出が多い方も、インターネットがつながればどこでも連絡を確認できるため、すぐに確認・返信をすることができます。どこにいても、連絡がつきやすい、連絡しやすいというのは、チャットワークのメリットといえるでしょう。

【導入メリット3】どこにいても会議が可能に

ビジネスチャットは、チャットだけではなくさまざまな機能が備わっています。中でも魅力的なのが、Web会議機能です。テレビ電話を利用して打ち合わせすることができます。

映像だけではなく音声のみでのやり取りもでき、どこにいてもインターネットを通じて会議や打ち合わせが可能です。遠方の取引先や、テレワーカーとのやり取りにはうってつけのツールといえるでしょう。特に遠方の取引先とスムーズにやり取りができれば、業務の拡大化につながると考えられるのではないでしょうか。

ビジネスチャットの導入費用の目安は?

ビジネスチャットの導入費用の目安は?
ビジネスチャットは、ほとんどがクラウドサービスです。そのため、1ユーザーあたり月額500円~利用可能です。

サービスによっては、無料で提供しているチャットもあります。無料の場合は、広告がついていたり、機能が制限されていたりとビジネスで利用するにあたり不便に感じることが多いでしょう。

有料版の場合は、無料版と比較してセキュリティや管理機能も高度になるため、ビジネスチャットを利用するなら、有料版を契約することをおすすめします。

中には、パッケージ版を提供しているチャットサービスもありますが、初期費用がかかる場合も。クラウドタイプであれば、初期費用がかからず、簡単に導入することができます。

おすすめのビジネスチャットをご紹介!

おすすめのビジネスチャットをご紹介!
ここでは、おすすめのビジネスチャットツールを2つご紹介します。それぞれ特徴が異なるため、備わっている機能や費用、目的などに合わせて決めると良いでしょう。

ChatWork

Chatwork国内シェア1位を誇るChatWork。国内で作られたチャットツールのため、利用しやすいのが特徴です。社外の方とのやり取りもできます。導入している企業が多いため、迷ったらChatWorkを導入してみてもいいかもしれません。

チャット機能の他に、ビデオ通話・音声通話機能やタスク管理などが備わっています。

料金プラン

・ビジネス:月500円/1ユーザー
無料版もあります。ただし、有料版にはグループチャットが無制限に作成できたり複数人でビデオ通話・音声通話ができたりと無料版にはない機能が備わっています。ストレージも、1ユーザーあたり10GBと十分な容量が提供されています。

・エンタープライズ:月800円/1ユーザー
エンタープライズはビジネスプランよりもさらに管理機能が強化されています。社外ユーザーの制限、IP・モバイル端末制限なども行えるため、管理機能が強化されたツールを求めている場合、こちらのプランがおすすめです。

Teams

Microsoft TeamsOffice 365を導入しているなら、Teamsがおすすめです。TeamsはMicrosoftが提供しているサービスで、Office 365のサービスとして備わっています(一部プランを除く)。

単体での提供は無料版のみ。無料版はサービスに制限があったりサポートが受けられなかったりします。そのため、Office 365を利用してTeamsを導入することをおすすめします。

Office 365は、ExcelやWordなどのOfficeアプリケーションやサービスを利用できるため、今後導入を考えているという場合、別途ビジネスチャットを契約する必要がなくなるため、Teamsの利用がおすすめです。

料金プラン

・Office 365 Business Premium:月1360円/1ユーザー
登録ユーザー数が300までと制限があるため、中小企業向けのプランです。ExcelなどのOfficeアプリケーションや、Teamsを含むサービスが利用できます。

・Office 365 E3:月2170円/1ユーザー
登録ユーザーに制限がないため、大企業向きのプランです。Office 365 Business Premiumと同様に、Officeアプリケーションやサービスが利用できるプランです。

ChatWorkと比較して、Teamsを利用するにあたり、料金が高く感じられるかもしれません。しかし、利用できるのはTeamsだけではなくOfficeアプリケーションやサービスなども一緒に利用できます。

Office製品を利用している場合はTeams、Office製品の利用をあまり利用しない企業やパッケージ版のOfficeを利用している場合はChatWorkを選ぶ方法もひとつの手段です。

まとめ

今回は、ビジネスチャットを導入するメリットや導入にかかる費用などをご紹介しました。

いつでも手軽に連絡が取りやすいというのが、ビジネスチャットを導入するメリットになります。他にも、どこにいても会議が可能なことから、在宅勤務の方とも打ち合わせがスムーズに。フラットな連絡手段が、働き方に柔軟性が必要な現代に重要なコミュニケーションツールとなることでしょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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