働き方改革をITで推進しよう。労働環境改善に業務効率化は不可欠

2020/03/16 働き方改革

「働き方改革」を推進するためには、ITツールの導入がおすすめです。

労働環境改善に向けて、クラウドサービスやコミュニケーションツールの導入が効果的でしょう。この記事では、働き方改革の概要や業務効率化のポイントを解説します。

働き方改革の意図

「働き方改革」は、政府が推進している重要施策の1つです。多くの企業や労働者にとって深く関わってくる施策でもあります。

なぜ働き方改革が重要なのか、政府の意図を推察していきましょう。

一億総活躍社会の実現に向けての取り組み

少子高齢化の影響によって、現在の日本の人口は減少を続けています。現在の出生率のままだと、2050年には日本の人口は9000万人前後まで減少するというのが、内閣府の予測です。

そうならないために、50年後も総人口1億人を超えるプランを目指そうというのが、第3次安倍晋三内閣の重要な施策の一つとなっています。

ワーク・ライフ・バランスの実現

現状の日本は「ワーク」に割くタスクが多く、プライベートな「ライフ」の時間が取れないことも、少子化問題や景気回復を妨げている要因と言えるでしょう。

「ワーク・ライフ・バランスの実現」は労働時間を抜本的に見直し、プライベートな時間を増やすための試みです。個人の時間が増えることで消費を喚起したり、育児のための時間を確保しやすくするようになります。

柔軟な働き方を可能にする

働き方改革の一環として、政府はフレックス制を推奨しています。これは具体的に、法定労働時間を超えて勤務を行った場合には、最大3カ月間の精算期間が設けられるという仕組みです。

例えば6月に50時間の超過勤務時間があったとすれば、それを8月まで持ち越し、8月に休んだ分に振り替えができるようになります。

これによって、プライベートの大幅な時間調整が可能になります。

働き方改革実現に必要な要素

働き方改革では、残業時間の規制や、有給休暇の確保、フレックスタイム制といった業務の改善を企業に求めています。

これらを実現していくために、企業がどのようなアプローチを行えば良いのでしょうか？

業務の効率化

業務の効率化によって労働時間の改善が見込めるでしょう。無駄な時間を1日30分削減するだけでも、20日間勤務したとして5時間以上も労働時間が削減できます。

そのためには、現実的な計画を立てることと、本質的な問題点の見直しが必要になってくるでしょう。問題点の洗い出しにはフレームワークやフローチャートを利用しても良いかもしれません。

業務実態を見直し、生産性の向上やコスト削減をしていく必要があります。

長時間労働の改善

2013年時点で国連から労働時間が長すぎるとの指摘を受けています。世界的に見ても日本の長時間労働の問題は深刻です。

長時間労働を改善するためには、各個人が自身の業務タスクをしっかりと組み立てて、計画的に仕事をすること、そのための企業ルールの見直しが必要でしょう。

長時間労働を許容する社員の意識改革についても、改善していくことが求められています。

ITツールを用いた業務効率化の方法

業務効率化を行うのに、現状の最も有効な手段はシステムのIT化です。

現状手動でやっていることをITツールを使うことで、これまで難しかった業務効率化が一気に実現する可能性があります。その方法について詳しく見ていきましょう。

クラウドサービスの活用

ITツールとして、クラウドサービスを活用するのも有効です。

クラウドサービスは、直接ソフトをPCにインストールする必要もなく、サーバー代もかかりません。低コストの運用実現が可能です。

クラウドサービスでは業務の自動化やタスクと目標の管理など、さまざまなことがインターネット上でできる上に、それらの情報をチーム内で共有できます。

コミュニケーションツールの導入

他のメンバーと、効率的にコミュニケーションを取るためのツールを使っていきましょう。メールでやりとりをするよりも簡単ですし、コミュニケーションとタスク管理を同時にすることも可能です。

代表的なものに「チャットワーク」や「Slack」があります。情報共有やデータの受け渡しも、ツールの中で円滑に行うことが可能ですので利用してみましょう。

テレワークの推進

現状はインターネットの普及により、データの入力や編集などの作業をわざわざ会社に出勤しなくても、モバイルさえあればどこでも行うことが可能です。

実際に会社には顔を出さず、自分の好きな場所で働く人のことを「テレワーク」といいます。テレワークを利用することで通勤時間のカットや、子供を見ながら在宅で仕事ができるため、業務効率化のために有効な働き方と言えるでしょう。

まとめ

働き方改革は、さまざまな企業にとっての課題です。労働時間の短縮やフレックス制を導入するために、さまざまな面から業務の効率化を推し進めなければならないでしょう。

そのために有効なのはITツールの活用です。クラウドサービスやコミュニケーションツール、テレワークの推進によって社内システムのIT化を図り、働き方改革の実現を目指していきましょう。