クラウドシステムで電話帳を管理！セキュリティは大丈夫？

2020/07/17 クラウド

共有フォルダや人事情報の管理など、ビジネス面でもクラウドシステムが欠かせません。

最近では、電話帳をクラウドで管理できるシステムまでも登場しています。クラウドシステムにすることで、さまざまなメリットがあります。一方で、クラウドで管理することにセキュリティ面で心配になるでしょう。

この記事では、クラウドシステムで電話帳を管理するメリットやセキュリティ面についてご紹介します。

クラウドシステムの電話帳とは

Web電話帳ともいわれる、クラウドシステムの電話帳。インターネットを通じて、社内の電話帳を管理ができるツールのことを指します。

クラウドとは、インターネット上に保存することを指し、目に見えない、形がないことから、雲という意味のクラウドが利用されています。簡単にいうと、電話帳をスマホの中ではなくインターネット上に保存するのがクラウドシステムの電話帳です。

お使いのスマートフォンに専用のアプリを入れると、電話帳の検索や発信、受信が可能に。インターネットにつながっていれば、すぐに利用することが可能です。

電話帳をクラウドで管理するメリット

電話帳をクラウドで管理するメリットはあるのでしょうか。ここでは、電話帳をクラウド上で管理するメリットをご紹介します。

スマホのアドレス帳に連絡先が入っていなくても名前が表示される

クラウドサービスのため、スマホの電話帳にリストが入っていなくてもクラウド電話帳に入っている相手であれば、名前が表示されます。

取引相手はもちろん、同僚や上司の連絡先も登録できるので、うっかり登録し忘れて焦ることもありません。

バラバラな情報を一括で管理

社内の電話帳、名刺交換した取引先やお客さまの情報はすべてまとめて管理できるのは、クラウドサービスのメリット。社員それぞれが登録しておく、という手順が減ります。

業務効率化につながる

社員の部署異動や退職、取引相手の電話番号が変更した場合など、一括で修正することができます。社員が一人ひとり電話帳を追加・修正する必要がなくなるため、登録し忘れなどのうっかりミスも防止でき、業務の効率化につながります。

会社で管理することができるため、特に営業の方は個人で管理する必要がなくなり、便利に感じられるでしょう。

クラウドで電話帳を管理…セキュリティは大丈夫？

端末にデータが残らないようになっている

データはすべてクラウドに保存されているため、端末自体にはデータが残らないようになっています。クラウドの電話帳を利用していても、スマホの電話帳には残らないのです。

そのため、万が一、スマホを紛失したとしても、データの流出を防ぐことが可能です。

不正アクセスが起こらないよう対策済

クラウド式の電話帳は強固なセキュリティで守れられているサービスがほとんどです。個人情報や会社情報などセキュリティリスクを軽減させることが可能です。

おすすめのクラウドタイプの電話帳は？

最後に、おすすめのクラウドタイプの電話帳をご紹介します。

連絡とれるくん

Web電話帳のシェア率No.1のコミュニケーションポータルです。社内の電話帳はもちろん、取引先の名刺もクラウドで管理できます。

オプション機能をつけると、社員の居場所が分かるアプリや、Office 365の連携が可能に。社員の居場所が分かるアプリは、フリーアドレス制度を利用していて、社員の居場所を特定するのが難しいときに役立ちます。

また、連絡とれるくんの電話帳機能は、主に3つ。社員の電話番号を管理する社内電話帳、名刺情報を登録して社員同士で共有する共有電話帳、ログインしているユーザーだけが見られる個人電話帳です。

1ユーザーにつき、月額300円から利用できるので、電話帳の管理に困っていた、業務効率化を図りたい、という企業にはおすすめのツールです。

※別途、契約時のみ初期費用50,000円が発生します

まとめ

今回は、クラウドで電話帳が管理できるサービスについてご紹介しました。

データを会社で一括管理することができ、それぞれの端末で閲覧が可能です。スマホの電話帳に登録がなくても、クラウドシステムの電話帳に登録されていれば、発信元が表示されるので慌てる必要がありません。

業務の効率化に役立つツールのひとつなので、ぜひ導入を検討してみてください。