Web会議システムとは？Web会議に必要なものをご紹介

2024/04/23 業務効率化

インフルエンザや新型コロナウイルスなど感染病の拡大防止、業務改善などによりテレワーク（在宅勤務）が普及し始めています。

その影響から、テレワークに役立つビジネスチャットや、その他のクラウドサービスなどに注目が集まっています。中でも、Web会議ツールは、コミュニケーションを図ることができるため、重要なツールです。

今回は、テレワーク（在宅勤務）で役立つWeb会議についてご紹介します。

Web会議システムとは？Web会議とテレビ会議の違い

Web会議システムとは、インターネットを通じて、音声や映像などで会議や打ち合わせを行うことです。

Web会議とテレビ会議の違いについて

テレビ会議もありますが、テレビ会議とWeb会議は接続方法が異なります。テレビ電話は、電話回線同士がつながることで連絡できるようになります。Web会議は、インターネットを利用し、サーバーを介して連絡する仕組みです。

Web会議システムを利用するメリット

Web会議システムには、メリットはあるのでしょうか。ここでは、Web会議のメリットをご紹介します。

移動時間やコストをカットできる

まず、メリットとして挙げられるのは移動時間とコストの削減です。Web会議を利用することで、訪問や来社対応をする必要がなくなります。その分の交通費はカットできますし、移動時間もなくなります。スキマ時間を利用して、他の業務を行うことや余裕を持って資料を準備するなど、業務の効率化が可能です。

コミュニケーションの活性化

テレワーク（在宅勤務）で懸念されているのが、コミュニケーション不足。メールやチャットだけでは、難しい部分もあります。Web会議を利用することで、対面でコミュニケーションを取ることと近い状態で会話ができるので、コミュニケーションの活性化につながります。

感染症対策につながる

2020年に新型コロナウイルスが流行して以降、仕事でも感染症対策がとられるようになりました。会食や会議など人が多く集まることは避け、対面で会話する際はマスクをつけるなどといった対策がされています。

そのため、なかなか人が集まってミーティングを開催することが難しいですが、オンラインを通じて行うことで、感染症対策になります。そのため、感染症を気にすることなく実施することができます。

遠方の取引先ともやりとりがしやすくなる

これまで遠方の企業と取引する際は、出張したり諦めたりすることもあったかもしれません。

今ではオンラインを通じて、取引を完結できるようになってきています。オンライン会議は、いつどこにいてもできてしまいます。

そのため、これまでは遠方で取引が難しかった企業とも仕事ができるようになりました。これまでは視野に入れることができなかった企業とも取引ができるということは、ビジネスチャンスを広げられることとなります。

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Web会議のデメリットはあるの？

Web会議にはさまざまなメリットがあります。しかし、その反面でデメリットもあります。

通信状況に左右されやすい

Web会議はインターネット回線を利用します。そのため、回線や通信状況に左右されることも。通信状況が悪い状態だと会議が進まないこともあります。

ただし、最近は回線の高速化が進んでいることもあり、このデメリットは解消されつつあります。

情報漏えいのリスクが高まる

インターネット上で会議を行うため、不正アクセスによる資料や会議内容の情報流出、自宅でWeb会議をする場合は家族などに情報が漏えいしてしまうリスクがあります。

ビジネスチャットやWeb会議ツールの安全性については、以下の記事でも紹介しています。

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複数人での会議には向かないこともある

複数人対複数人でWeb会議を行う場合には、向いていないケースもあります。複数人で行うときは、テレビ電話の利用がおすすめです。

Web会議に必要なものは？

Web会議はネットがつながっていれば良いというわけではなく、機材など準備が必要になることもあります。事前に、一度確認しておきましょう。

まずはWeb会議システムを導入する

Web会議を始めるには、専用のソフトウェアを導入する必要があります。最近は、ビジネスチャットに付属されているケースもあります。

Webカメラ

映像でやりとりする場合は、Webカメラが必要です。ノートパソコンにWebカメラが内蔵している場合もあります。付属されていない場合は、外付けのWebカメラを用意する必要があります。

複数人で利用する場合は、リモコンで操作できる機能が搭載されているカメラがおすすめです。全員を写すことが難しい場合もあるので、話している方に向けてカメラを向けたりズームができたりするような機能が搭載されていると良いでしょう。

スピーカー・マイク

マイクは、Webカメラに付属しているものもありますが、音質にこだわりたい場合は用意しておくと良いでしょう。マイクを用意することでWeb会議の相手が話を聞き取りやすくなるというメリットがあります。

スピーカーは、イヤホンやヘッドセットでも問題ありません。

最近、マイク付きのイヤホンを利用しているという方も多いのではないでしょうか。普段利用しているマイク付きのイヤホンも使うことができます。ヘッドセットでもマイク付きのものがありますので、好みに合わせて決めましょう。

個人で利用する場合はイヤホンでも可能ですが、複数人で行う場合は、

マイクとスピーカーが必要です。マイクスピーカーのように一緒になっている機材を利用することで、複数人でも快適にWeb会議を行うことができるでしょう。

多人数でWeb会議をやる際に必要なものは以下の記事で紹介しています。

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まとめ

今回は、Web会議システムについてご紹介しました。

Web会議には、デメリットもありますがメリットも大きく、特に遠く離れた人とも打ち合わせができるのは、Web会議だからこそできること。テレワーク（在宅勤務）を導入する場合、必須なツールとなるため、取り入れを検討するようにしましょう。

株式会社ハイパー｜マーケティング部

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