業務効率改善の重要性とは？具体例と改善によるメリットを紹介

2020/03/16 業務効率化

優良な企業であるほど、業務改善への取り組みは積極的に行っていることが多いようです。

業務改善の必要があると分かっていてもなかなか踏み切れないかもしれません。

そこで今回は、業務改善の具体例やメリットと共に、業務改善の重要性について確認しましょう。

人材確保のため業務効率の改善が必要

業務改善は、コスト削減やサービスの向上などの様々な理由から行われます。しかし近年は、『人材確保』のための業務改善が増えているようです。

どういうことか、その理由を詳しく見ていきましょう。

労働人口が減少し人手不足が深刻化

少子高齢化により、日本の労働人口は減少の一方です。2065年には、労働人口は現状より40%減少するという予想も発表されています。

現状も出生率の低下により、日本人労働者が減少傾向にあり、そのため人数が減っても実働可能な業務に改善することを余儀なくされています。

労働時間の短縮、最適化を目指す

さらに、一般社団法人『日本経済団体連合会』からは、労働時間は減少傾向にあるとの報告があがっています。

これは、労働体系が健全化したという好ましい側面がある一方、非正規雇用者が依然として高い割合であることも意味しているのです。

人員数と時間の総合的な減少により、日本は労働力不足に傾きつつあります。

『2018年労働時間等実態調査集計結果』日本経済団体連合会

人材の採用力、就職期間の低下に繋がる

労働力の低下は、そのまま人材の採用力の低下にもつながっていきます。特に中小企業では人材を採用しても育成に割くことができないため、即戦力の人員を欲する結果、求人力が落ちてしまうのです。

終身雇用制度を採る会社が少なくなってきていることや非正規社員が多いことも離職率の増加へと繋がり、人材を同じ企業に留めておくのが難しくなっています。

結果、熟練した技術を持つ従業員も減少し、社内全体の業務スキルが低下してしまうという悪循環に陥ってしまうのです。

業務効率改善の事例

こういった人材減少という課題に対し、企業はどのように対応していくべきでしょうか？実際にあった業務改善で取り上げられた方法を元にご紹介します。

クラウドの導入

GoogleやMicrosoft社をはじめ、多くの企業で取り入れられている事業効率改善の方法に『クラウドの導入』があります。

クラウドの導入には三つのメリットがあります。一つは、システムを導入する費用が安いことです。オンライン上にあるサービスを利用する形式なので、ソフトの購入費用がかからず、新たなシステムを低コストで採用できます。

二つ目がこれまで人の手で行っていたルーチンワークをクラウドサービスを利用して自動化できるということ、そして三つ目が情報共有のスムーズ化です。これについては次の項目で詳しくご説明します。

情報共有をスムーズにする

情報共有をスムーズ化するのは、業務効率の改善においてとても重要なことです。情報伝達のミスによる業務効率の低下、メール等の伝達で頻繁に確認を強いられるといった、情報共有自体に時間がかかってしまうケースなどは非効率と言えるでしょう。

クラウドの優れた利点として『情報共有をスムーズにする』ことが挙げられます。クラウドサービスを社内で登録しておけば、社内の全員が同じサイトにアクセスし、情報の伝達や共有を簡単に行えるようになるからです。

こうした情報共有にクラウドサービスを取り入れていくことも、業務効率改善の一環と言えます。

ルーティンワークのアウトソーシング

ルーティンワークとは、業務の手順や内容が決まっていて、同じ作業を繰り返す業務のことです。受付業務や簡単な事務作業、工場のライン作業などがあります。

ルーティンワークの中で、特に技術や難しい手順が必要のない作業について外部委託することで、内部の人間の業務範囲を狭め、人員確保や教育に力を注ぐことが可能です。

業務効率の実現のために必要なこと

業務効率改善がなかなかうまくいかない企業も多くあります。何をすれば業務効率改善が実現できるのか、ポイントを紹介しますので参考にしてください。

目的とゴールを明確にする

業務効率改善をなぜ行うのか、またどこまで行えばよいのかを明確にしましょう。

全ての業務を同時に改善することは不可能なので、順序立ててやっていくことになります。その際、目的が定まっていれば優先順位も決まり、計画を立てやすくなるでしょう。

またゴールが明確に決まっていれば、現状の問題点も見えやすくなります。ゴールが明確化していることは、従業員のモチベーションアップにつながる可能性も高くなるのです。

実行と検証を繰り返す

業務効率改善の計画を立てたら、実行と検証を繰り返すことが重要です。

実行した結果を元に社員へのヒアリングや効果測定を行って検証し、計画を修正した上で再度実行するといったサイクルを行いましょう。

最初から完璧な計画を立てようとはせず、ある程度の使用期間を設けながら計画を修正していった方が、リスクもありませんし最終的な効果も向上します。

まとめ

業務効率の改善は昔から行われてきましたが、近年はその目的や重要度が変わっています。

その理由は、労働人口の減少によって労働力の確保が難しくなってきていることが要因です。少ない人数で効率的な業務への方向転換を、日本企業の多くは強いられています。

業務改善の手段としては、クラウドソージングの活用や、ルーティンワークを外部に頼るといったものがあります。さまざまな観点から問題点を見直して、ゴールと目的を決めた上で業務効率改善を行っていきましょう。